sistemas de control en las organizaciones

[Xofiandrea]

Hola a todos, necesito por favor si me pueden ayudar con los problemas a los que se enfrenta un gerente al crear un sistema de control? Ayudenme por fa....

[Aqua]

Escenario 1: No entendio como el proceso o procesos a controlar interactuan con el resto de la organizacion.

Si esto ocurre lo mas probable es que los controles establecidos no funcionen como se esperaba. Esto puede ocurrir debido a:
a.- Las fuentes de datos no estan en su proceso
b.- las fuentes de datos estan en procesos diversos
c.- los responsables de entregar los datos pertenecen a otro proceso donde este gerente no tiene nivel de mando
d.- La variable o variables a controlar estan influenciadas por procesos multiples

Escenario 2: Entiende como el proceso o procesos a controlar interactuan con el resto de la organizacion; pero no involucro al personal de los distintos procesos.

Si esto ocurre tambien habra problemas con lo que se desea controlar. Los resultados no van a ser los esperados ya que el personal no esta involucrado con su iniciativa.

Escenario 3: Entiende como el proceso o procesos a controlar interactuan con el resto de la organizacion. Involucro al personal de los distintos procesos; Pero no definio un lider en cada proceso responsable de la entrega de datos.

Si esto ocurre nadie garantiza que los datos generados sean fieles a la realidad y la toma de desiciones se veria afectada negativamente.

Escenario 4: Entiende como el proceso o procesos a controlar interactuan con el resto de la organizacion. Involucro al personal de los distintos procesos. Definio un lider en cada proceso responsable de la entrega de datos; pero el gerente no da seguimiento ni retroalimenta a los involucrados.

Si esto ocurre muy pronto los involucrados perderan el interes por la carga de trabajo adicional y comenzaran a fallar en la entrega de datos. Como nadie les da seguimiento o les reclama por la falta de responsabilidad, entonces e¡asumiran que ese proyecto no le intereza a nadie y dejaran de hacer el deber.
Al final del periodo el gerente y los involucrados se desgantara reconstruyendo informacion perdida y la toma de desiciones se vera afectada por la incoherencia de los datos.

Conclusion:
Cuando un gerente define un esquema de control se debe seguir los siguientes pasos:

1.- Identificar los parametros que impactan la variable a controlar. (Realizar un mapa de interaccion de procesos para identificar las fuentes de datos y responsables)
2.- Definir la manera de medir esos parametros (Sistema de medicion)
3.- Capacitar a las personas que deben ingresar los datos al sistema de medicion.
4.- Dar seguimiento a los datos de manera periodica para identificar fallas en las entregas
5.- Analizar los datos y retroalimetar a los involucrados en los avances del proyecto

De manera muy general a esto es lo que se enfrentan los gerentes cuando se les encomienda controlar algun proceso o variables del mismo.

Saludos

[huignacio]

Hola Aqua:

Muy interesante tu aporte, lo estoy estudiando, y espero darte una interpretación con mis propias palabras, y como alguien quien gerencia una empresa, será con unas pocas palabras.

Hugo !