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Tema: Administracin de materiales

  1. #1
    Forero inexperto
    Fecha de ingreso
    19 feb, 03
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    Predeterminado Administracin de materiales

    Por favor me podran decir donde puedo encontrar informacin en internet acerca de la administracin de materiales, te agradecera mucho.

  2. #2
    Forero inexperto
    Fecha de ingreso
    19 feb, 03
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    Predeterminado Re: Administracin de materiales

    HOLA... SI LO QUE TE REFIERES ES A MATERIALES DIRECTOS O MATERIA PRIMA te dire que para los fines de la contabilidad, estos trminos se consideran sinnimos.

    En general, constituyen los insumos que se necesitan para producir y son consumidos o transformados durante los procesos.

    Es el elemento fsico que se incorpora a un proceso para su transformacin en un producto.

    Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen con el nombre de materiales directos. Los que tienen importancia secundaria (pequeos y relativamente baratos) o que no se convierten fsicamente en parte del producto terminado, se llaman materiales indirectos y suministros.

    Los suministros de fabricacin de oficina y de ventas son tipos de materiales que a veces se incluyen bajo la descripcin general de "almacn", y a medida que se utilizan, se cargan a las cuentas de costos o gastos apropiados. Cuando se consumen, los suministros de fabricacin se cargan a gastos generales de fabricacin, que es un costo inventariable. Los suministros de oficinas y de ventas se cargan a gastos generales, administrativos y de ventas, como gastos del perodo.

    Objetivos del control de materiales.

    Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.
    No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no estn de acuerdo con las especificaciones.
    Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales daados o en cantidades distintas a las solicitadas.
    Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.
    Debe haber un control fsico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
    Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros.
    Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversin en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y almacenamiento de materiales, as como las prdidas causadas por las interrupciones en la produccin o las ventas perdidas debido a la falta de existencias.
    Debido a las diferencias en las estructuras de organizacin, las responsabilidades por el control de materiales varan de una empresa a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones:

    Compras.
    Recibo e inspeccin.
    Almacenes.
    Departamentos de produccin de la fbrica.
    Planeacin de materiales.
    Clasificacin.

    Directos: si su identificacin en el producto final es fsica y econmicamente posible.

    Indirectos: si su identificacin en el producto final no es fsica ni econmicamente posible (son CIF).

    La identificacin debe ser posible tanto fsica como econmicamente (en este caso, se da la condicin fsica, pero por su significatividad o su costo no resulta conveniente realizarla).

    Un material puede ser directo para un departamento o centro, pero indirecto para el artculo.

    Sistema contable administrativo.

    Compras.

    Los materiales conforman un proceso administrativo contable que se inicia en el momento en que se detecta la necesidad de su tenencia (compra, recepcin, utilizacin) en la produccin y concluye con el pago al proveedor una vez recibidos los mismos.

    De dos situaciones surge la necesidad de su adquisicin:

    Reposicin: la detecta el departamento Almacn de Materiales, cuando constata en la ficha de inventario permanente que sus niveles de existencia se aproximan al punto de pedido. Este nivel se calcula tomando en cuenta el consumo diario, multiplicado por los das que normalmente demora el proveedor para el abastecimiento.
    Consumo diario x perodo de abastecimiento + stock de seguridad

    Los stocks de seguridad y otros que tambin son existencias, se prevn para salvar eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de algn material paralice la produccin, que es el peor de los costos en el que puede incurrir una empresa y que se denomina costo de ruptura.

    Nuevo material: si es un material que se va a utilizar por primera vez, el departamento de Planeamiento y Control de la produccin es quien debe pedir su compra porque, precisamente, su funcin es programar la produccin. Los nuevos materiales que demanda una pieza o producto estn identificados en los planos, pliegos de especificaciones tcnicas, memorias descriptivas, etc.
    En ambos supuestos es conveniente, a los fines del control, que el pedido se canalice por el Almacn materiales.

    Para efectuar una adquisicin, este departamento emite una solicitud de compra dirigida al departamento Compras, quien suscribe la orden de compra dirigida al proveedor.

    El departamento de compras es responsable de la adquisicin de materiales al precio ms bajo y segn las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. Tambin es responsable por la planeacin de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de produccin.

    La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se enva al vendedor es una autorizacin por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los trminos estipulados y en la fecha y lugar convenidos.

    Esta orden es un instrumento jurdico, que trasciende el interior de la empresa, y que la obliga contractualmente. Por ello es conveniente que este compromiso slo sea suscripto por funcionarios con atribucin y responsabilidad para dicho acto.

    Responsabilidades del departamento compras:

    Obtener cotizaciones de precios.
    Elegir entre los posibles abastecedores.
    Fijar el tamao ptimo de la orden de compra.
    Preparar y enviar rdenes de compra, que se preparan en mltiples copias, con la finalidad de:
    Autorizar al vendedor a realizar el envo.
    Notificar al departamento de recepcin de materiales.
    Avisar al departamento de planeacin.
    Notificar al departamento de contabilidad general.
    Recepcin e inspeccin de materiales.

    El departamento de recepcin e inspeccin tiene la responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes.

    Son funciones de este departamento:

    Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito.
    Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores.
    Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
    Entregar la mercadera a los almacenes.
    La gua de recepcin es un documento bsico para el control interno de la compaa. La copia que se enva al departamento de contabilidad sirve para comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el proveedor. Tambin se envan copias al almacn (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados) y al departamento de planeacin (para planeacin del inventario).

    Cuando el proveedor enva la mercadera, acompaa a la misma con un remito, que sirve de base para la confeccin de la factura.

    Almacenes.

    El papel que desempea el departamento de almacenes es el siguiente:

    Recibe y verifica las cantidades de los artculos y los pone en el almacn.
    Asienta las entradas en el mayor de materiales.
    Entrega los materiales a la fbrica.
    Departamentos de produccin.

    El control de fbrica sobre los materiales puede ejercerse de las siguientes maneras:

    Comparando las cantidades reales de materiales empleadas por unidad de produccin durante el perodo con los datos de perodos anteriores. Este mtodo tiene mucha aplicacin en empresas que producen un solo producto, sin embargo, puede conducir a resultados engaosos si se tienen muchos productos.

    Fijando cantidades estndar de materias primas para cada unidad de producto fabricado y comparando las cantidades reales usadas con las estndar o permitidas.

    Emisin de informes de desperdicios. En las compaas en las que los productos terminados deben ceirse a tolerancias estrictas, las prdidas por desperdicios representan una fraccin importante del costo total. En estos casos, cuando se desperdicia un artculo, se prepara un informe que contiene informacin relativa al nmero de la pieza daada, la etapa de procesamiento, el empleado responsable y la causa del desperdicio.
    Contabilidad.

    Finalmente, el departamento de Contadura confecciona la orden de pago, previo control con los comprobantes: solicitud de compra, orden de compra, informe de recepcin e inspeccin, remito y factura del proveedor.

    Valuacin.

    La RT 10 obliga a adoptar como:

    Unidad de medicin, a la moneda constante u homognea.
    Criterio de valuacin, el de valores corrientes.
    Gestin de stock.

    Es la funcin que tiene a su cargo disear y definir polticas de abastecimiento que contribuyan a la gestin de ese elemento.

    Se debe contar con planes de produccin que permitan programar el regular abastecimiento de materiales.

    En general, se usan dos mtodos para establecer los equilibrios deseados del inventario de materias primas:

    Costos totales mnimos combinados de pedido y mantenimiento del inventario:

    Se incurre en dos tipos de costos en la administracin de esta funcin: de adquisicin y mantenimiento o de tenencia.

    El de adquisicin es el costo de realizar pedidos, es decir, de todo el proceso administrativo contable (comprar, recibir, controlar, pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costos de compras, procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente.

    Los costos de tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e incluyen espacios fsicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanteras, etc., y los intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias, este costo crece.

    Se calcula generalmente en trminos de tasa:

    Costos de tenencia / costo de materia prima a almacenar

    El tamao ptimo del inventario se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento de inventario estn en su punto ms bajo.

    Para la seleccin del sistema de compra ms conveniente, en ciertos insumos existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de otros criterios. Por ejemplo: materiales perecederos, caractersticas del mercado proveedor, cupos de importacin, etc.

    Para las industrias que administran stocks con elevada variedad de piezas (cientos o miles), no resulta operativa su aplicacin, por lo costoso y complejo de su instrumentacin. Por ello es que slo se aplican a los materiales cuya importancia relativa en el costo total del producto es significativa.

    Para la seleccin de estos artculos, se cuenta con el criterio ABC o grfica de Pareto que permite, frente a un nmero importante de casos, determinar cules son los de mayor significacin.

    El ABC es un criterio emprico que define que generalmente el 20 o 30% de ciertos fenmenos provocan el 70 u 80% de los acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos controlando el mayor impacto (70 u 80%).

    Una de las decisiones en la gestin de materiales es cunto adquirir cada vez que se formalice una compra. Esta cantidad se denomina lote econmico (q), que es la cantidad que conviene comprar peridicamente para optimizar los costos de adquisicin y tenencia que demanda la gestin de inventarios.

    Frmula:

    q =(2.Q.P/c.i)1/2

    Q = consumo del perodo

    P = costo de adquisicin

    c = costo unitario de la pieza

    i = costo de tenencia (calculado en forma de tasa).

    Esta frmula se deduce de:

    Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio.

    Costo de adquisicin: (Q/q).P, siendo Q/q el nmero de compras.

    Costo total = costo de tenencia + costo de adquisicin

    Que, precisamente, hace su punto mnimo en el mismo nivel que:

    Costo de tenencia = costo de adquisicin

    A partir de esta igualdad:

    (q/2).c.i = (Q/q).P

    se despeja:

    q = q (q/c). (P/i)

    A partir de este lote econmico, se puede calcular:

    Nmero de compras: N = Q/q = consumo del perodo / lote econmico

    Frecuencia de compras. Fr = 365 / nmero de compras.
    Coeficientes de rotacin de inventarios:

    Se calculan dividiendo el costo total de cada tipo de materia prima usada durante el ao anterior entre el costo del inventario en existencia y al final del ao.

    Esta relacin tambin puede expresarse en trminos del nmero de meses de uso representado por el inventario en existencia y un pedido. Posiblemente, la ganancia de la compaa establecer un coeficiente de rotacin estndar basndose en la experiencia anterior y en su pronstico sobre sus futuras condiciones de operacin.

    Este mtodo no toma en consideracin los costos de pedido, los descuentos por compra que se obtiene con los pedidos grandes, los ahorros de flete en los envos grandes, los costos de mantenimiento del inventario, etc.

    Contingencias.

    El mantenimiento de materias primas est sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo las ms frecuentes:

    Mermas: son las prdidas en las cantidades de material por evaporacin, disminucin de humedad, de peso, etc., por el slo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran como diferencias de inventarios, sino que se cargan a la produccin mediante su incidencia en los materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a travs de una cuenta especial, se cancelan como una prdida.

    Roturas: constituyen una prdida y as se las expone en el cuadro de resultados. Es conveniente que se contabilicen a medida que las mismas se producen.

    Robos o prdidas: reciben igual tratamiento que las roturas.

    Sobrantes: cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en otro artculo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto, se lo considera una ganancia.
    Contabilidad de materiales.

    El costo de los materiales que se usan en la produccin incluye por lo menos el costo de factura de los materiales comprados. Otros renglones de costo que pueden ser cargados al costo de materiales son: los descuentos por compras, el recibo y la inspeccin y almacenamiento.

    Al incluir estos costos en el costo de materiales, se convierten en costos inventariables.

    La alternativa es considerarlos como gastos del perodo en el cual se incurrieron. Puede ser el mtodo ms sencillo. Sin embargo, la prctica de inventarios da como resultado una cifra de ingresos peridicos que se acerca ms al objetivo de equiparar los costos de produccin relacionados con el ingreso de ventas del perodo. Adems, la identificacin de estos costos como parte del costo de materiales es ms til para la toma de decisiones.

    La decisin de tratar los costos de transporte y almacenamiento como elementos del costo de materiales va acompaada del problema de identificar tales costos con las unidades especficas de materiales.

    Mtodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al contado sobre los materiales comprados:

    Mtodo A:
    Se registra el precio bruto de factura en el momento de la compra.
    Se reconoce el descuento por compra concedido como un rengln de ingresos en el momento en que se hace el pago.
    Mtodo B:
    Se registra el precio neto de factura en el momento de la compra.
    Se reconocen los descuentos por compra no obtenidos como un rengln de gasto o prdida en el momento de efectuar el pago.
    Utilizacin de materiales.

    Puede usarse una requisicin de materiales o una lista estndar de materiales como autorizacin o base para la contabilidad de la emisin de materiales. Una requisicin de materiales indica el artculo, la cantidad, costo unitario, extensin, departamento que hace la requisicin, las personas que la han aprobado y la cuenta de costo de trabajo a la cual debe cargarse la requisicin. En una lista estndar de materiales se indican las cantidades de materiales de cada tipo que se necesitar para completar un determinado trabajo o producto.

    Cuando la fbrica devuelve materiales no utilizados al almacn, puede prepararse un informe de devolucin de materiales y asentarse una entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria a fin de anular la entrada para la emisin del material.

    Inventarios perpetuos, peridicos y fsicos.

    Bajo un sistema de inventario perpetuo, la cifra que aparece en los libros para el inventario final es una cifra que representa el saldo de las cuentas, la cual puede verificarse peridicamente contando fsicamente los artculos (inventario fsico).

    Bajo un procedimiento de inventario peridico, cuando no se mantiene un inventario perpetuo, se hace un inventario fsico cada cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados es la cifra de saldo en las cuentas. En este caso, el costo de materiales empleados podra describirse de manera exacta como el costo de los materiales que se supone que se han utilizado. No hay ningn "rastro de papeleo" que pueda seguirse para descubrir la causa de las discrepancias.

    Para aliviar un poco la presin a fin del ejercicio sobre el inventario fsico anual, muchas compaas usan una tcnica llamada mtodo cclico, continuo o rotativo para hacer el inventario. Bajo este sistema, los distintos artculos del inventario se cuentan y verifican con el registro perpetuo cada da, semana o mes, durante el ao.

    La diferencia de inventario puede cargarse o acreditarse a la cuenta de costos indirectos de fabricacin y a una cuenta a diferencia de inventario en el mayor subsidiario, asentando una entrada compensadora en la cuenta de materias primas. Los registros del mayor de materiales subsidiarios tambin deben ajustarse. Los excesos en el inventario se registran como "recibos" y si hay dficit bajo "emitidos" en las tarjetas apropiadas.

    Mtodos de valuacin para los materiales empleados.

    Cuando una empresa utiliza slo pequeas cantidades de materiales en la produccin, no es muy difcil etiquetar a los materiales con su verdadero costo de factura identificable especficamente. En este mtodo (valuacin de identificacin especfica), las etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les enva a produccin. Esta cifra de costo se utiliza en la contabilidad. Este mtodo puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos arbitrarios y alterarse las utilidades. Puede ser apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido.

    Algunos mtodos que se emplean ms frecuentemente son:

    P.E.P.S.

    U.E.P.S.

    Costo de promedio mvil.

    Costo promedio de fin de mes.

    Detallista. El importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artculos. Para tener un adecuado control, deben establecerse grupos homogneos de artculos, a los que se les asigna un precio de venta tomando en consideracin el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Es necesario cuidar los siguientes aspectos:
    Control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta.
    Agrupacin de artculos homogneos.
    Control de traspasos de artculos entre departamentos o grupos.
    Inventarios fsicos peridicos para verificar el saldo terico de las cuentas.
    6. Costos identificados.
    Implicaciones administrativas de los mtodos para la valuacin del inventario.

    Los mtodos para la valuacin al costeo del inventario son de inters para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, adems, porque influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa.

    Debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento en los niveles de precios, el mtodo UEPS ha ganado cada vez mayor aceptacin en los ltimos aos.

    Cuando aumentan los precios y los costos, si la empresa contina operando, el mtodo UEPS ofrece una cifra de utilidad real. Adems, el inventario final se costea a un costo "ms antiguo" (y menor). Por el contrario, si se aplica el PEPS, el inventario se costea con ms aproximacin a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo circulante) se declara con ms aproximacin a la unidad monetaria circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS.

    Debido a que las condiciones de fluctuacin de precios, ya sea en direccin ascendente o descendente, el mtodo UEPS tiende equiparar los valores actuales de los costos del inventario con los valores corrientes, y a producir una fluctuacin en la utilidad declarada de un perodo a otro.

    Durante perodos de inflacin, las menores utilidades que resultan del UEPS significan una base ms baja para los impuestos a la renta, una mayor relacin de salarios empleados en comparacin con las utilidades de los propietarios, una menor utilidad declarada para los propietarios y una menor relacin de precio de venta a costo.

    En perodos de disminucin en los precios y costos, el efecto de los mtodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los precios aumentan. Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que se obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante perodos de deflacin se consideran inflados.

    Regla de valuacin, costo o mercado el menor (COME).

    Otros inventarios, como los de oro y ganado en pie, se llevan tradicionalmente segn el valor en el mercado para ciertos propsitos, es decir, a un valor de venta en el mercado.

    Un mtodo adicional para asignar una cantidad monetaria a los inventarios es el mtodo COME. Al inventario se le asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones:

    Los niveles de precios estn disminuyendo.
    Los inventarios estn cayendo en la obsolescencia.
    El mtodo COME tiende a producir una cifra menor de inventario en el balance general que los otros mtodos. En el estado de resultados, que tiende a ser de mayor inters para los accionistas actuales y potenciales, acreedores a largo plazo, autoridades encargadas de impuestos, etc., el mtodo COME puede reconocer las prdidas del inventario antes de que se vendan los artculos.

    Cuando los precios fluctan, el mtodo COME cambia de un perodo a otro de costo a mercado y viceversa. Ya que este mtodo anticipa prdidas, pero no ganancias, tambin se lo considera como un mtodo conservador.

    Justo a Tiempo Just in Time (JIT).

    Una de las nuevas tcnicas para mejorar la gestin de inventarios es la denominada Justo a Tiempo.

    Trata de reducir los costos de estas existencias separando las actividades entre las que agregan y no agregan valor, porque se parte del principio de que una buena parte de los costos de inventarios son fruto de stas, por lo que se organiza la empresa y sus sistemas para trabajar con stocks mnimos casi cercanos a cero.

    Salvo consideraciones de tipo estratgicas en industrias altamente automatizadas, se puede trabajar con cantidades mnimas de materiales, de produccin en proceso y terminados. Esto depende del poder de la empresa frente a sus proveedores.

    Qu importancia tienen los mtodos de valuacin? Mnima, porque prcticamente no hay inventarios.

    En los procesos ocupa un rol fundamental la programacin de la produccin.

    Adems, una nueva disciplina, la logstica, va adquiriendo mayor relevancia para la resolucin de un significativo nmero de problemas de la empresa, entendida como el conjunto de estudios aptos que contribuyen a un desarrollo ms eficiente.

    Asigna especial importancia a la disminucin de tiempos de:

    Aprovisionamiento de materiales (para evitar sus existencias).

    Procesos, con especial control de las interrupciones de los mismos (para acortar los ciclos de la produccin).

    Entrega a clientes (para minimizar inventarios de productos terminados).
    De la observacin de un organigrama, surge que los departamentos operativos (produccin, comercializacin y finanzas) realizan actividades logsticas: ciclos de compras, inventarios, aprovisionamientos, almacenes de materias primas y de productos terminados, transporte y produccin, etc., y debajo de ellos, es necesario encontrar criterios de razonamiento para el anlisis integral de estos problemas.

    El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin de que los materiales permanezcan en la lnea de produccin el menor tiempo posible.

    Sostiene que los costos son una responsabilidad de todos, manteniendo un flujo continuo de produccin sin interrupciones y evitando acumular existencias.

    La funcin vital es la coordinacin paralela de:

    Proveedor =
    Empresa
    =
    Clientes

    Entradas =
    Procesos
    =
    Salidas


    Para ciertas explotaciones se recomienda integrar en un solo inventario las existencias de materias primas y produccin en proceso porque prcticamente la materia prima no pasa por almacenes, sino que ingresa en el momento en que se la necesita y en consecuencia se traslada directamente a los procesos. Es decir, llega justo a tiempo para la produccin.

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